Retningslinier for
Utamaduni Kulturforenings U-kasse

Baggrund:

Utamaduni Kulturforening foretog i 1996 nogle vedtægtsændringer som indebar, at foreningen bedre var i stand til at være katalysator for spændende kulturprojekter og være med-ansøgere om støtte til aktiviteter i Tanzania hos diverse sponsorer.
På sommerlejren 1998, blev det diskuteret og foreslået at oprette en “U-kasse”. Den kunne finansieres ved en stigning i deltagergebyret, hvilket blev positivt modtaget på generalforsamlingen det efterfølgende forår. Der var et åbenlyst ønske fra både foreningens bestyrelse, generalforsamlingen og mange medlemmer, at U-kassen blev oprettet, og det besluttedes at financiere den som foreslået på lejren, med mulighed for at der på hvert års lejr skabes aktiviteter som målrettet indsamler midler til formålet. U-kassen var således en realitet fra 1999.

U-kassens hovedformål:
Hovedformålet med U-kassen er at medvirke til støtte for aktiviteter, der kan hjælpe til en løsning af grundlæggende menneskelige behov primært i tanzanianske landdistrikter, fortrinsvis blandt foreninger og kulturgrupper. Enten direkte til formålet, eller indirekte vha. støtte til sociale eller kulturelle projekter, der fremmer lokalsamfunds muligheder for at understøtte sig selv.

Hvem kan søge U-kassen:
Dansegrupper og enkeltmedlemmer af Utamaduni Kulturforeningen.
Alle deltagere på foregående års lejr, er medlemmer af Utamaduni Kulturforening.

Hvad kan der søges til:
Der kan ansøges om støtte til vand, fødevarer, sundhed, kulturelle projekter og organisation inklusive administration.
Der bevilges et beløb, på maksimalt 5.000 kr per projekt.
En ansøgning skal indeholde følgende:
• Navnet på den person der søger.
• Hvad søges der til.
• Kort beskrivelse af projektet.
• Navn og mail på kontakpersonen for ansøgningen.
• Kontooplysninger.
• Hvis det er muligt, også gerne et budget.
Ansøgningerne sendes til ukassen@utamaduni.dk.
Når en ansøgning er modtaget, sendes der en bekræftelse pr. mail.

Hvornår kan der søges:
Ansøgninger modtages løbende og udelukkende via email. (ukassen@utamaduni.dk)
Styringsgruppen (samt ad hoc indkaldte hjælpere) behandler ansøgningerne 2 gange årligt, på evalueringsmødet (første lørdag i oktober) og til generalforsamlingen (sidste lørdag i marts).
For at kunne afgøre en ansøgning skal denne være modtaget af styregruppen senest 8 dage før mødet og opfylde kravene til en ansøgning. Ansøgninger modtaget senere, vil blive behandlet på et efterfølgende møde.

U-kassens styringsgruppe:
Styringsgruppen består af 3 – 5 medlemmer. Styringsgruppen er selvsupplerende, men ændringer i styringsgruppen skal godkendes af Utamaduni Kulturforeningens bestyrelse. Alle medlemmer af Utamaduni Kulturforening, kan indgå i styringsgruppen.

Kompetence:
Styringsgruppen modtager og sagsbehandler ansøgninger til U-kassen. Styringsgruppen indstiller og begrunder ansøgninger til at modtage støtte, eller meddeler afslag. På stormøderne afgøres ansøgningerne af 5 medlemmer af Utamaduni kulturforening, hvoraf mindst én er medlem af styringsgruppen.
Det er styringsgruppen der vurderer hvorvidt der opstår habilitetsproblemer. Skulle det ske, er det muligt at indkalde andre ad hoc medlemmer til behandling af de konkret sager.

Særaftale ang. midler indsamlet i lejrens tehus:
Overskud skabt i lejrens tehus, er øremærket tehusets arrangør og det/de projekter der ansøges om. For så vidt at der søges til projekter som falder ind under formålet for U-kassen, er ansøgninger på forhånd imødekommet, men skal godkendes endeligt på et af de to årlige møder. Ansøgningerne kan imødekommes med støtte på op til det fulde beløb som tehuset har skabt i overskud, uanset at beløbet overstiger de 5.000,- som ellers er maks støttebeløbet.

Offentlighed:
Udover at indstille ansøgninger, er det styringsgruppens opgave at sikre information om de støttede projekter. Alle modtagere af støtte er forpligtet til at aflægge rapport over deres projekt og brug af støttemidlerne. I praksis foregår det ved, at de udarbejder en artikel med fotos og historier, der bliver bragt i Utamadunis Årsmagasin. Styringsgruppen udarbejder en årsberetning over sine aktiviteter i årets løb. Årsberetningen fremlægges på generalforsamlingen og bringes ligeledes i årsmagasinet.

Ikrafttræden og opløsning:
U-kassen blev oprettet, og kan kun nedlægges, ved en generalforsamlingsbeslutning i Utamaduni Kulturforeningen. Ved nedlæggelse af U-kassen tilfalder eventuelle ubrugte midler Utamaduni Kulturforeningen.

Hvor kommer pengene fra:
Finansieringen af U-kassen stammer fra en fast %-del af deltagergebyr på årets lejr (1,25%), samt frivillige donationer fra lejrdeltagerne. Derudover findes der hvert år en række initiativer på lejren, som også støtter Utamadunis U-kasse, herunder “Trommegrotten”, “NusuNusu” og “Maisha safi”.

Disse retningslinier blev første gang præsenteret ved foreningens junimøde i 1999, og blev efterfølgende bragt i “Utamaduni News” under lejren 99, således at indlæg og holdninger fra lejren kunne indgå i den efterfølgende beslutningsdebat. De blev endeligt godkendt på generalforsamlingen 2000 og er senest revideret på generalforsamlingen i marts 2017.

Medlemmer af styringsgruppen for U-kassen:
Julie Møller Bie, Tine Pingvin Carlsen og Anne Katrine Lykke Bie.